Surat Menyurat
Arti dan Fungsi Surat
Secara umum surat adalah
suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis
kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan. Surat
juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang
dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi
penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat
secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat
menyurat atau lazimnya korespondensi.
Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi
dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti
apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat
yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah
lama.
3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas
suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan
kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
Syarat - syarat surat yang baik
Surat resmi atau surat dinas merupakan surat
yang dibuat secara resmi oleh seseorang, perusahaan, atau lembaga untuk
kepentingan dinas. Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut
menjadi surat yang baik adalah sebagai berikut :
1. Surat harus disusun dengan teknis
penyusunan surat yang benar, yaitu :
- penyusunan
letak bagian-bagian surat,
- pengetikan
yang benar, jelas, bersih, dan rapi,
- pemakaian
kertas yang sesuai ukuran : kuarto 21 x 29 cm, jenis : HVS untuk lembar asli
(sebaiknya kertas onion) dan kertas, tembus, (doorslag) untuk tembusan,
warna: putih HVS untuk lembar asli, kuning untuk kertas tembus perbal, biru
muda untuk kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat
rahasia.
2. Isi surat harus
dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara ini penerima surat
akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan pengirim surat
mendapatkan jawaban secara tepat, seperti yang dikehendaki.
3. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa
yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi
haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Selain ketiga hal di
atas, syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah :
- memahami
kedudukan masalah yang dikemukakan
- memahami
peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu
- mengetahui
posisi dan bidang tugasnya
- hal-hal
yang terkait dengan ketatausahaan
Bagian-bagian Surat
Bagian-bagian
surat yang saya akan uraikan di bawah ini merupakan bagian-bagian surat resmi,
bagian-bagian surat resmi tersebut adalah sebagai berikut ini :
1.
Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala
surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas
dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari
pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta
juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:
- Logo
atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
- Nama
instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
- Alamat
instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
- Nomor
telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya
setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal
pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang
lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.
2.
Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman
tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi
mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak
dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa
alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat,
wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.
Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014
Cirebon, 18 Mei 1990
3.
Nomor Surat
Sebuah
surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi
biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang
diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat,
tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi
untuk:
- Memudahkan
pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila
diperlukan.
- Mengetahui
jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau
perusahaan.
- Memudahkan
pengklasifikasian surat berdasarkan isinya.
- Penunjukan
secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2013
Nomor: 042/PRMK/28/08/2013
4.
Lampiran
Bagian
lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah
berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat
berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.
5.
Hal
Pada
bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan
petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
6.
Alamat Dalam
Terdapat
dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di
sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang
dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai
berikut:
- Kata
"kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata
"kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang
terhormat"
- Menggunakan
kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
- Menggunakan
kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju
adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu
ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
- Di
setiap baris pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
- Menuliskan
alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor
Brebes, 52255
7.
Salam Pembuka
Bagian
surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat.
Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda
koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.
8.
Isi Surat
Pembuka
merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan
terhadap informasi yang disampaikan di alenia isi.
Alenia
isi berisi informasi yang akan disampaikan.
Sedangkan
alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat
kepada pembaca surat.
9.
Salam Penutup
Salam
penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat
saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti
salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10.Nama
Jelas Pengirim dan Tanda tangan
Setelah
salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
11.
Tembusan
Tembusan
merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak
mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMA Negeri 01 Tanjung
2. Pembina OSIS SMA Negeri 01 Tanjung
12. Initial surat
Posisi
ke 12 bagian surat resmi tersebut di atas bisa saja berubah, tergantung format
atau bentuk surat. Ke 12 bagian tersebut di atas merupakan bagian-bagian surat
resmi, sedangkan jika ingin menulis surat yang sifatnya kurang atau tidak resmi
ada bagian-bagian yang dihilangkan seperti, kepala surat/ kop surat.
Contoh-Contoh Surat
Contoh-contoh
surat terbagi atas Surat Dinas/Resmi, Surat Pribadi, Surat
Dagang/Niaga untuk lebih lanjut mari lihat contohnya sebagai berikut:
1. Surat
Pribadi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang
dibuat/dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan juga maupun kepada
organisasi/lembaga.
Contoh :
2. Surat
Dinas/Resmi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi
tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah
instansi pemerintah.
Contoh :
3. Surat
Dagang/Niaga
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi
tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang/berhubungan
dengan kegiatan dagang. Contoh :
Jenis-jenis Surat
Jenis-jenis surat dapat
dikelompokkan berdasarkan hal-hal berikut:
1) Berdasarkan Wujud Surat
a. Kartu
Pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat
dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita
yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain
yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya
dijual di kantor pos.
b. Warkat Pos
Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat
dari sehelai kertas. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita
yang agak panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya
dijual di kantor pos.
c. Telegram
Telegram adalah jenis surat yang berisikan
pesan yang relatif singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram.
Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.
d. Surat
Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan
kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Kelebihan surat ini dibanding
dengan jenis surat yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih
leluasa dalam menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.
2) Berdasarkan Pembuatan Surat
a. Surat
Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang
serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman,
keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk
keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.
b. Surat
Resmi
Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi
atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga
tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan
tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat
niaga, dan surat sosial.
3) Berdasarkan Pesan Surat
a. Surat
Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang berisi
masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat
untuk orang tua, saudara, dan teman.
b. Surat
Setengah Resmi
Surat setengah resmi adalah surat yang
dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu.
Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat
permohonan cuti.
c. Surat
Sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh
lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang
biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan
dan edaran untuk kerja bakti.
d. Surat
Niaga
Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh
suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini
adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan
barang.
e. Surat
Dinas
Surat ini berisikan masalah kepemerintahan
atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat
ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya,
surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.
f. Surat
Pengantar
Surat ini ditujukan kepada perorangan atau
lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan
pihak penerima surat.
4) Berdasarkan Keamanan Pesan
Surat
a. Surat
Sangat Rahasia
Surat ini berisi pesan dokumen penting yang
berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim
dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR
yang merupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua
dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali"
serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada
sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang
lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat untuk
negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.
b. Surat
Rahasia
Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang
pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau
yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah
sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari
"Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan
sampul kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang
konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.
c. Surat
Konfidensial
Surat yang isinya haya layak diketahui oleh
beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari
para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan
pangkat seseorang.
d. Surat
Biasa
Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat
diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun.
Misalnya, surat edaran dan surat undangan.
5) Berdasarkan Ruang Lingkup
Surat
a. Memorandum/
Memo
Memorandum adalah surat yang dibuat oleh
atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat
memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok
permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.
b. Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan
kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau
informasi.
c. Surat
Biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirimkan
kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang
bersangkutan.
6) Berdasarkan Jumlah Pembaca
Surat
a. Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada
beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk
disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung lingkup
yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman
penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
b. Surat
Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikirimkan
kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan.
Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para
pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup
yang lebih luas.
c. Surat
Biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus
dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya
untuk diketahui oleh orang yang dituju.
7) Berdasarkan Penyelesaian
Surat
a. Surat
Kilat
Surat kilat adalah surat yang pesannya harus
dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang
diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
b. Surat
Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera
disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau
ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
c. Surat
Biasa
Jenis surat ini baik cara pembuatan atau
pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.
8) Berdasarkan Pengertian Umum
a. Surat
Terbuka
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan
kepada pihak lain, baik perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di
media massa atau diedarkan secara terbuka.
b. Surat
Tertutup
Surat tertutup adalah surat yang cara
pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak
lain.
c. Surat
Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya
tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini
tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi untuk beberapa hal
perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.
Sumber :
http://desyantigularti.blogspot.com/2014/05/surat-menyurat.html
http://syifasepriani.blogspot.com/2014/12/tugas-4-surat-menyurat-bahasa-indonesia.html
http://www.zonasiswa.com/2014/01/bagian-bagian-surat-penjelasan-contoh.html
